DocBank
業務フローベースのドキュメント管理

DocBank について

各種電子ファイルを登録して、容易に検索ができるようインデックスを付加するシステムです。 一般的に近いものとして、CMS (Contents Management System)と呼ばれるソフトウェアがあります。 本システムは特に、目的のファイルを業務の手順に合わせて取り出せるようにすることを目指しています。 フォルダのツリー構造のような分類方法では、目的のファイルに辿り着けないことがあります。 その解決策の一つとして、本システムでは業務フローと結びつける機能を提供します。 また、ファイルの本分中から単語を抜き出して検索用のインデックスを構成することで、全フォルダを俯瞰した全文検索を可能にします。

本システムは、業務フローや文書を登録する管理者用アプリケーションと、登録されたデータを閲覧するアプリケーションによって構成されています。 システムに登録・蓄積するデータは、主に次の3つです。

ドキュメント

本システムに登録する電子ファイル群を総称して、ドキュメントと呼びます。 登録できるファイルの種類に制限はありませんが、アプリケーションの機能を活かすにはテキストデータを含むものが最適です。 本システムではWordやExcelデータ、またはPDFファイルを前提としています。

シナリオ

業務フローのことを、本システムではシナリオと呼びます。 繰り返しやジャンプのない条件分岐だけのフロー図は、樹状図で置き換えることができます。 複雑な作業手順、電話応対のマニュアルなど、ケースバイケースで次のステップを選択してゴールに辿り着く道順は、ツリー構造で表現することができます。 本システムに作業ステップを登録することで、業務フローを可視化することができます。

インデックス

ファイル名が分かりにくい場合は、分かりやすい単語で検索タグを設けておくと便利です。 本システムに登録されたファイルには、自由にいくつでもタグを付けることができます。 iFilter の規格に順ずるファイルであれば、簡単な操作で本文中のテキストデータを抽出し、自動的に検索タグを登録できます。 例えば次のような文があったとします。

本日は晴天なり。只今システムのテスト中。

本システムはこの文から、「本日」や「晴天」、「只今」、「システムテスト」、「中」という名詞を抽出し、単語帳に蓄積します。 単語帳のIDとファイルのIDの組み合わせが、本システムにおけるインデックスとなります。